Estoque é dinheiro em forma de mercadoria. Quando ele fica parado na prateleira ou no depósito, é dinheiro que não volta para o caixa, que perde validade ou que sai de moda. Ao mesmo tempo, a falta de um produto na hora da venda manda o cliente para o concorrente. Controlar estoque é equilibrar esses dois riscos. Estas sete práticas ajudam o pequeno varejo a fazer isso sem planilha.
1. Dar entrada pelo XML da nota
Digitar nota de compra item a item é lento e cheio de erro. Com a entrada pelo XML da NF-e, o sistema lê os produtos, as quantidades e os valores direto do arquivo do fornecedor. Você só relaciona os itens do fornecedor com os produtos da sua loja na primeira vez e, nas próximas compras, a entrada leva poucos minutos.
Além da agilidade, a entrada por XML atualiza o custo de cada produto a cada compra, o que é essencial para calcular margem e montar a DRE.
2. Definir estoque mínimo
Estoque mínimo é a quantidade abaixo da qual o produto precisa ser reposto. Ele considera quanto o produto vende por dia e quanto tempo o fornecedor leva para entregar. Um produto que vende 10 unidades por dia e leva 5 dias para chegar precisa de, no mínimo, 50 unidades mais uma margem de segurança.
Com o mínimo cadastrado, o sistema aponta o que precisa ser comprado, e a lista de compras deixa de depender da memória de alguém andando pelos corredores.
3. Usar a curva ABC
A curva ABC separa os produtos pela importância no faturamento:
- Classe A: poucos produtos que respondem pela maior parte das vendas. Merecem controle rigoroso e nunca podem faltar.
- Classe B: produtos intermediários, com acompanhamento regular.
- Classe C: muitos produtos com pouca participação nas vendas. São os principais candidatos a estoque parado.
Saber em que classe cada produto está ajuda a decidir onde investir o dinheiro de compra e onde reduzir.
4. Fazer inventário rotativo
Contar a loja inteira uma vez por ano é cansativo e quase sempre revela diferenças que já não dá para explicar. O inventário rotativo divide a contagem em pequenas partes ao longo do mês: uma seção por semana, os itens da curva A com mais frequência. As diferenças aparecem cedo, quando ainda é possível descobrir a causa.
5. Registrar perdas e trocas
Produto vencido, quebrado ou consumido na loja também é saída de estoque. Se essas perdas não são registradas, o estoque do sistema fica maior que o real e as compras ficam erradas. Crie o hábito de lançar perdas, trocas e consumo interno com o motivo, para acompanhar quanto isso representa por mês.
6. Acompanhar giro e produtos parados
O giro mostra quantas vezes o estoque de um produto é vendido e reposto no período. Produtos com giro baixo prendem dinheiro. Um relatório de itens sem venda nos últimos 60 ou 90 dias é um ótimo ponto de partida para promoções, devoluções negociadas com fornecedores ou simplesmente para não comprar de novo.
Em lojas de roupas e calçados, o mesmo relatório por grade de tamanho e cor mostra quais combinações encalham e quais esgotam primeiro.
7. Identificar os produtos com etiqueta e código de barras
Produto sem código de barras é produto vendido pelo nome, com risco de sair como outro item parecido. Etiquetas com código de barras e preço garantem que a venda baixe o produto certo e que o preço da gôndola seja o mesmo do caixa. Para produtos de fabricação própria ou a granel, o sistema pode gerar códigos internos e imprimir etiquetas no tamanho da sua impressora.
Como juntar tudo
Essas práticas funcionam melhor quando estão no mesmo sistema que o caixa e o financeiro. A venda baixa o estoque na hora, a compra entra pelo XML, o mínimo avisa o que repor e os relatórios mostram o que está parado.
No SGE, o controle de estoque é integrado ao PDV, à entrada de notas e ao financeiro, com relatórios de estoque, compras e margem, e com o módulo de Etiquetas Personalizadas para imprimir etiquetas de gôndola e de produto no modelo da sua impressora. Se o seu estoque ainda vive em planilha, a implantação é uma boa hora para organizar o cadastro.
