O computador do caixa guarda muito mais do que parece: o histórico de vendas, o cadastro de clientes, os preços, as notas fiscais emitidas. Quando esses dados ficam só naquela máquina, basta um problema para anos de informação desaparecerem. Backup em nuvem é o seguro mais barato que uma loja pode ter.
Os riscos do dado local
Os problemas que apagam dados de um computador são mais comuns do que se imagina:
- HD ou SSD que para de funcionar de uma hora para outra.
- Queda de energia ou pico de tensão que danifica o equipamento.
- Furto do computador ou arrombamento da loja.
- Vírus e ataques de sequestro de dados, que criptografam os arquivos e pedem resgate.
- Erro humano, como formatar a máquina errada ou apagar uma pasta.
- Líquido derramado, calor excessivo e poeira no balcão.
Em qualquer desses casos, se a única cópia estava no computador do caixa, a loja perde o histórico de vendas, o cadastro de produtos e clientes e os arquivos das notas fiscais, que precisam ser guardados por anos.
O que é backup automático
Backup é uma cópia de segurança dos dados guardada em outro lugar. O problema do backup manual, feito em pen drive ou HD externo, é que depende de alguém lembrar de fazer, e o dispositivo costuma ficar na própria loja, sujeito aos mesmos riscos.
O backup automático em nuvem resolve as duas coisas: acontece sozinho, com frequência definida, e a cópia fica em servidores fora da loja, em data centers com redundância. Se o computador estragar, basta instalar outro e recuperar os dados.
Nos sistemas que já funcionam na nuvem, a situação é ainda mais simples: os dados principais já ficam nos servidores, e o computador do caixa é só uma forma de acesso.
Acesso de qualquer lugar
Com os dados na nuvem, o dono da loja acompanha o movimento de casa, do celular ou de outra filial. Relatórios de venda, contas a pagar e estoque ficam disponíveis a qualquer hora, sem precisar estar na frente do computador da loja.
Isso também facilita o trabalho do contador e de quem cuida do financeiro, que podem acessar as informações com usuário próprio e permissões definidas.
LGPD e dados de clientes
A Lei Geral de Proteção de Dados vale também para o pequeno varejo. Se a loja guarda nome, CPF, telefone e histórico de compras dos clientes, precisa cuidar dessas informações. Alguns cuidados básicos:
- Coletar só os dados necessários para a venda e para o relacionamento.
- Controlar quem tem acesso ao sistema, com usuário e senha individuais.
- Não compartilhar planilhas de clientes por e-mail ou aplicativo de mensagem.
- Garantir que os dados estejam protegidos contra perda e acesso indevido.
Um sistema na nuvem com backup automático e controle de acesso por usuário atende boa parte desses cuidados, porque os dados ficam protegidos e rastreáveis.
Perguntas para fazer ao seu fornecedor de sistema
- Onde os dados da minha empresa ficam guardados?
- Com que frequência é feito o backup?
- Quanto tempo leva para recuperar os dados em caso de problema?
- Consigo acessar os dados de qualquer lugar?
- Como é o controle de acesso por usuário?
- Se eu cancelar o sistema, consigo exportar os meus dados?
E o PDV offline?
Quem usa PDV offline, para vender mesmo sem internet, pode se perguntar se as vendas guardadas no caixa ficam em risco. Num sistema bem desenhado, as vendas ficam no computador só até a conexão voltar e depois sobem automaticamente para a nuvem. Assim, a loja tem ao mesmo tempo a segurança de continuar vendendo e a segurança de não perder os dados.
No SGE
O SGE funciona 100% na nuvem e conta com o módulo Backup em Nuvem: seus dados ficam guardados automaticamente, e, se o computador do caixa estragar, a loja não perde o histórico. O acesso é controlado por usuário, e você acompanha a empresa de qualquer lugar. Se quiser entender como seus dados atuais podem ser levados para o SGE, fale com a nossa equipe.
