A nota fiscal de consumidor eletrônica, a NFC-e, virou parte da rotina de praticamente todo o varejo. Mesmo assim, ela ainda gera dúvidas no balcão: quando emitir, o que fazer quando a nota é rejeitada e como agir se a SEFAZ sai do ar bem na hora do movimento. Este guia reúne o essencial para o pequeno varejo trabalhar sem sustos.
NFC-e, NF-e e cupom: qual é qual
A NFC-e (modelo 65) é o documento fiscal da venda presencial ao consumidor final. É ela que sai no caixa, com o QR Code que o cliente pode consultar no celular. Substituiu o antigo cupom fiscal emitido em impressora fiscal.
A NF-e (modelo 55) é usada principalmente nas vendas para outras empresas, nas vendas com entrega em outro estado e nas operações que exigem destaque de informações que a NFC-e não comporta. Se o cliente é uma empresa que vai usar o crédito do imposto ou precisa da nota para dar entrada no estoque, o caminho é a NF-e.
O “cupom” que muitos ainda chamam assim é, na maioria dos estados, a própria NFC-e impressa em forma de DANFE simplificado. O que vale é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ, não o papel.
O que você precisa para emitir
Para emitir NFC-e, a empresa precisa de três coisas configuradas no sistema:
- Credenciamento na SEFAZ do seu estado para emissão de NFC-e.
- Certificado digital do tipo A1 ou A3, válido e instalado.
- CSC (Código de Segurança do Contribuinte) e seu identificador, gerados no portal da SEFAZ. É o CSC que monta o QR Code da nota.
Com isso em ordem, o restante é cadastro: produtos com NCM correto, CFOP e situação tributária adequados ao regime da empresa. É aqui que o contador entra, validando a tributação antes da loja começar a emitir.
As rejeições mais frequentes e como evitá-las
Quando a SEFAZ rejeita uma nota, o sistema mostra um código e uma mensagem. Os motivos mais comuns no pequeno varejo são:
- NCM inválido ou inexistente no cadastro do produto. Revise os produtos novos antes de colocá-los à venda.
- Tributação incompatível com o regime da empresa, como CST usado por empresa do Regime Normal numa empresa do Simples Nacional, e vice-versa.
- Data e hora do computador do caixa fora do horário oficial. Uma diferença de poucos minutos já pode gerar rejeição.
- Certificado digital vencido. Anote a data de vencimento e renove com antecedência.
- Numeração duplicada, geralmente depois de reinstalar o sistema ou trocar de computador sem ajustar a série e o número.
A maioria dessas rejeições se resolve no cadastro. Por isso vale separar alguns minutos por semana para conferir os produtos cadastrados recentemente e manter a lista de NCM atualizada.
Contingência: o que fazer quando a SEFAZ cai
Às vezes o problema não está na loja. A SEFAZ pode ficar instável ou a internet do caixa pode cair. Para essas situações existe a emissão em contingência offline: a NFC-e é gerada e assinada no próprio caixa, impressa com a indicação de contingência e entregue ao cliente. Depois, quando a comunicação volta, o sistema transmite as notas para autorização dentro do prazo definido pela legislação do estado.
O importante é que a transmissão aconteça sem depender da memória do operador. Um PDV preparado para trabalhar offline faz isso automaticamente e avisa se alguma nota ficar pendente.
Cancelamento e inutilização
Errou a venda? A NFC-e pode ser cancelada dentro do prazo curto definido pela SEFAZ, que em muitos estados é de 30 minutos a partir da autorização. Depois disso, o caminho costuma ser outro procedimento, como a devolução. Já os números que foram pulados na sequência, por falha ou teste, precisam ser inutilizados para não gerar pendência no fisco.
Um roteiro para o dia a dia
- Confira data e hora do computador do caixa ao abrir a loja.
- Revise o cadastro de todo produto novo antes da primeira venda.
- Acompanhe no sistema se há notas em contingência pendentes de envio.
- Guarde os XMLs e envie para o contador todo mês.
- Renove o certificado digital antes do vencimento.
Onde o sistema ajuda
No SGE, a emissão de NFC-e e NF-e é ilimitada: você emite quantas notas a operação precisar, sem pacote de notas. O PDV continua vendendo em contingência quando a internet cai e envia as notas sozinho quando a conexão volta. E os XMLs do mês seguem para a contabilidade direto do sistema, sem pen drive e sem e-mail esquecido.
Se a sua loja ainda sofre com rejeição de nota no caixa, fale com a nossa equipe. Na implantação, revisamos o cadastro fiscal junto com você e com o seu contador.
