Quem vende produto e presta serviço na mesma empresa conhece bem o problema: a nota do produto sai de um jeito, a nota do serviço sai de outro, cada prefeitura com seu site e suas regras. A NFS-e padrão nacional veio justamente para acabar com essa colcha de retalhos. Entenda o que muda e como se preparar.
O que é o padrão nacional da NFS-e
Por muitos anos, cada município teve o seu próprio modelo de nota fiscal de serviço eletrônica, com leiautes, sistemas e regras diferentes. Quem atendia clientes em mais de uma cidade precisava lidar com vários portais.
O padrão nacional cria um modelo único de NFS-e para todo o país, com um ambiente nacional que recebe e distribui as notas aos municípios. O leiaute é o mesmo em qualquer cidade que aderiu, o que simplifica a emissão pelo sistema e a conferência pelo contador. Com a Reforma Tributária, esse padrão ganha ainda mais importância, porque é por ele que as informações de IBS e CBS sobre serviços passam a circular.
Quem é afetado
Na prática, todas as empresas que emitem nota de serviço. Isso inclui:
- Prestadores de serviço puros, como oficinas, salões, clínicas e escritórios.
- Comércios que também prestam serviço, como lojas que fazem instalação, assistência técnica ou manutenção.
- MEIs que prestam serviço, que já emitem pelo emissor nacional.
A adesão dos municípios aconteceu de forma gradual, e cada cidade pode ter prazos e particularidades de transição. Por isso, o primeiro passo é confirmar com o seu contador como está a situação no município onde a empresa está estabelecida.
Vender e prestar serviço no mesmo sistema
Para quem faz as duas coisas, o maior ganho do padrão nacional é poder trabalhar tudo no mesmo lugar. Em vez de vender o produto no sistema da loja e depois entrar no portal da prefeitura para emitir a nota do serviço, o próprio sistema emite a NFS-e junto com o restante da operação.
Isso traz benefícios que vão além da nota:
- O serviço entra no mesmo cadastro de clientes e no mesmo financeiro das vendas.
- As contas a receber de produto e de serviço aparecem juntas no fluxo de caixa.
- Os relatórios mostram quanto a empresa fatura com cada tipo de receita.
- O contador recebe os XMLs de NF-e, NFC-e e NFS-e no mesmo envio mensal.
Cuidados no cadastro de serviços
Assim como acontece com os produtos, a qualidade da nota depende do cadastro. Os pontos que mais geram erro são:
- Código do serviço de acordo com a lista nacional, que é a referência do padrão.
- Alíquota de ISS e eventuais retenções aplicáveis ao tipo de serviço e ao tomador.
- Local de incidência correto, principalmente para serviços prestados fora do município da empresa.
- Dados completos do tomador quando for empresa, incluindo CNPJ e endereço.
Vale montar, junto com o contador, uma lista dos serviços que a empresa realmente presta, com códigos e alíquotas definidos. Assim o operador só escolhe o serviço no momento da venda, sem precisar decidir tributação no balcão.
Um exemplo prático
Pense numa loja de ar-condicionado que vende o aparelho e faz a instalação. No modelo antigo, a venda do aparelho saía em NF-e pelo sistema da loja e a instalação era lançada à parte no portal da prefeitura, muitas vezes dias depois. Com o sistema emitindo as duas notas, o vendedor registra o pedido completo, o financeiro recebe as duas parcelas e o técnico sai para a instalação com tudo documentado.
Como se preparar
- Confirme com o contador a situação do seu município no padrão nacional.
- Revise o cadastro de serviços com os códigos e alíquotas corretos.
- Verifique se o seu sistema emite NFS-e no padrão nacional e integra com o financeiro.
- Organize o envio mensal dos XMLs de serviço junto com os de produto.
No SGE, o módulo Serviços e NFS-e permite cadastrar serviços e emitir a nota de serviço para quem vende e presta serviço na mesma empresa, com tudo integrado ao financeiro e ao envio de XMLs para a contabilidade. Se esse é o seu caso, fale com a nossa equipe para montar a configuração certa.
