Todo mês, o escritório de contabilidade precisa receber os arquivos das notas fiscais emitidas e recebidas pela empresa. Quando esse envio atrasa ou chega incompleto, o problema vai além do retrabalho: imposto calculado com informação faltando, obrigação entregue com diferença e, no pior caso, multa. Organizar essa rotina é simples e evita muita dor de cabeça.
Por que o contador precisa dos XMLs
O XML é o arquivo oficial da nota fiscal eletrônica. O papel impresso, o DANFE, é só uma representação. É do XML que o contador tira as informações de cada operação: valores, produtos, tributação, CFOP, destinatário.
Com os XMLs, o escritório consegue:
- Apurar os impostos do mês com base nas vendas reais.
- Escriturar as notas de entrada e aproveitar créditos quando o regime permite.
- Conferir se a tributação aplicada no caixa está correta.
- Entregar as obrigações acessórias com os mesmos dados que o fisco já recebeu.
A Receita e as secretarias de fazenda recebem cópia de todas as notas autorizadas. Quando a informação declarada pela empresa não bate com a das notas, o cruzamento aponta a diferença.
Prazos e organização
Cada escritório tem o seu calendário, mas a regra geral é enviar os arquivos logo no início do mês seguinte, para que a apuração aconteça dentro do prazo. Alguns cuidados ajudam:
- Enviar notas de saída, NF-e, NFC-e e NFS-e, e também as de entrada.
- Incluir os XMLs de cancelamento e as inutilizações de numeração.
- Separar os arquivos por mês e por tipo de documento.
- Guardar uma cópia na própria empresa pelo prazo exigido na legislação, que é de pelo menos cinco anos.
Na prática, o maior risco é depender de uma pessoa lembrar de exportar arquivos, compactar e mandar por e-mail. Basta uma semana corrida para o envio escorregar.
Envio automático
A solução mais segura é tirar a tarefa das mãos de quem está no balcão. Um sistema que envia os XMLs para a contabilidade de forma automática, todo mês, garante que o contador receba os arquivos completos, no prazo e sempre no mesmo formato.
Para o escritório de contabilidade, isso também muda a rotina: menos cobrança por arquivo, menos importação manual e mais tempo para analisar os números e orientar o cliente.
O que conferir antes de fechar o mês
Antes do envio, vale uma checagem rápida no sistema:
- Não há NFC-e em contingência pendente de transmissão.
- Não há notas rejeitadas aguardando correção.
- As notas canceladas no mês aparecem como canceladas.
- As sequências de numeração não têm buracos sem inutilização.
- As notas de entrada do mês foram lançadas.
Esses cinco itens resolvem boa parte das diferenças que o contador encontraria depois.
O papel do cadastro
XML completo não adianta se a informação dentro dele estiver errada. Produto com NCM incorreto ou tributação incompatível com o regime gera nota autorizada com imposto errado, e o contador vai precisar corrigir na apuração. Com a Reforma Tributária, que traz novos campos de IBS e CBS nas notas, a qualidade do cadastro ganha ainda mais importância.
Por isso, a relação entre loja, sistema e contador precisa ser de mão dupla: o contador orienta a tributação, o sistema aplica em cada venda e envia os arquivos, e os dois conversam quando alguma regra muda.
Uma rotina mensal em quatro passos
- Na última semana do mês, confira pendências de notas no sistema.
- No primeiro dia útil, confirme que o envio automático dos XMLs aconteceu.
- Envie ao contador outras informações do mês, como extratos e despesas.
- Leia com atenção o retorno do escritório sobre impostos e ajustes no cadastro.
Como o SGE ajuda
No SGE, o módulo XMLs para a Contabilidade envia os arquivos das notas para o seu contador todo mês, sem pen drive, sem e-mail esquecido e sem atraso na apuração. As notas ficam guardadas no sistema e com backup em nuvem, para consulta a qualquer momento. Se o seu escritório de contabilidade quiser entender como recebe os arquivos, nossa equipe explica o processo durante a implantação.
